Reprendre la main sur sa boîte de réception

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Reprendre la main sur sa boîte de réception 550 240 Exponens

Reprendre la main sur sa boîte de réception

Publié le 16/04/2021
Dossiers

Avec la crise sanitaire, notre courriel est devenu, plus que jamais un outil de travail essentiel. Y laisser s’entasser des centaines de mails inutiles est donc contre-productif et source d’erreurs. C’est pourquoi, il est fortement conseillé d’adopter quelques comportements simples et vertueux permettant d’éviter de se faire déborder et d’atteindre le « inbox zero ».

Bien gérer une boîte mail est, sur le principe, très simple. Il suffit de la traiter comme une boîte aux lettres physique : l’ouvrir chaque jour, récupérer le courrier qu’elle contient pour en prendre connaissance, la débarrasser des prospectus qui l’encombre, puis une fois vide, la refermer.

Concrètement, dans le monde des boîtes numériques, cela signifie qu’il faut s’obliger, lorsque l’on consulte sa boîte mail, c’est-à-dire deux ou trois fois par jour au maximum, à systématiquement traiter tous les courriels qui sont arrivés dans la boîte de réception immédiatement après avoir pris connaissance de leur contenu (en les ouvrant ou simplement en découvrant leur objet) :- s’ils sont sans intérêt (pub, certaines newsletters, blague virale…), il faut les supprimer ;- s’ils appellent une action simple et rapide, c’est-à-dire une action ou une réponse ne réclamant pas plus de 5 ou 10 minutes de notre temps, il faut les traiter dans la foulée (puis les archiver) ;- enfin, s’ils ne sont qu’informatifs et n’appellent aucune action (typiquement le célèbre « en copie »), il faut les lire, puis les archiver ou les supprimer.

Un archivage ?

Concernant l’archivage, plusieurs approches sont possibles. La première consiste à utiliser la fonction du même nom qu’offre la plupart des outils de messagerie. Dans cette hypothèse, une fois archivé, le message sera transféré de la boîte de réception vers un espace de stockage qui reprend la structure de votre boîte mail. La seconde approche consiste à créer des répertoires thématiques (clients, année, zones géographiques, produits…), puis à y glisser-déposer les courriels une fois traités. Ici la mise en place est plus fastidieuse, mais les recherches des courriels « archivés » sont facilitées.


À noter : le plus souvent, dès qu’un courriel tombe dans la boîte de réception, nous nous précipitons pour le lire. Cette pratique nous conduit à régulièrement interrompre notre travail. Pour ne pas être tenté, il est donc conseillé de désactiver les notifications (petits messages visuels et sonores qui nous signalent l’arrivée d’un courriel).

Limiter le volume des mails entrants

La plupart des courriels reçus chaque jour sont inutiles, quand ils ne sont pas indésirables. En limiter le nombre est donc salutaire. D’abord, il convient de se désinscrire des newsletters que l’on ne consulte jamais. Ensuite, il est conseillé d’activer le système anti-spam de sa messagerie. Enfin, il ne faut pas hésiter à mettre en place des filtres qui permettent de traiter automatiquement un message en fonction de son expéditeur ou de son objet. Selon le critère de tri choisi, les mails pourront être basculés, par exemple, dans un répertoire « clients » ou directement dans la corbeille.

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