Obligations liées aux logiciels de caisse pour les commerçants

Obligations liées aux logiciels de caisse pour les commerçants

Obligations liées aux logiciels de caisse pour les commerçants 800 443 Exponens

Obligations liées aux logiciels de caisse pour les commerçants

Publié le 10/03/2021

L’administration vient de publier en décembre 2020 une nouvelle mise à jour de ses commentaires liés aux obligations concernant les logiciels de caisse, une réglementation mise en place par le législateur français en 2018 pour lutter contre la fraude. Dans cette dernière mise à jour, l’administration fiscale apporte de nouveaux exemples d’application de la loi concernant les bornes de commande et le paiement via smartphone. Il soumet aussi à une obligation de certification, les logiciels de facturation (B2B) comportant une fonction de caisse pour le suivi extra comptable des paiements des opérations B2C. C’est l’occasion de vérifier de nouveau si vous êtes concernés par les obligations liées aux logiciels de caisse.

Depuis le 1er janvier 2018 (article 286, 3 bis du CGI), la loi fait obligation aux entreprises assujetties à la TVA (hors franchise ou exonérées de TVA) enregistrant le règlement de leurs clients non assujettis au moyen d’un logiciel de comptabilité, de gestion, de facturation ou d’un système de caisse :

  • D’utiliser un logiciel/système sécurisé pour les professionnels satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, et de conservation et d’archivage des données ;
  • De conserver les documents en vue d’un éventuel contrôle inopiné de l’administration fiscale avec l’appui d’un certificat délivré par un organisme tiers accrédité ou d’une attestation individuelle de l’éditeur concernant leurs systèmes de caisses enregistreuses.

A noter que par mesure de tolérance administrative, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA mais non établies en France ne sont pas concernées par ces obligations concernant leurs systèmes de caisses (FAQ 28/07/2017 question n°7).

L’obligation de certification des logiciels de caisse concerne très largement tous les logiciels disposant d’une fonctionnalité de caisse. La loi fiscale vise ainsi tous logiciels qui permettent la mémorisation extra-comptablement des opérations de ventes avec un non-assujetti à la TVA ; sauf si les opérations se déversent instantanément dans la comptabilité sans intervention humaine.

Par mesure de tolérance (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 30/12/2020 n°35), lorsque tous les paiements reçus sont réalisés avec l’intermédiation directe d’une banque (auprès de laquelle l’administration pourra demander un droit de communication), le commerçant est dispensé de l’obligation de certification. Cela concernera généralement l’e-commerce (ventes en ligne) ou les automates avec règlement en CB ou virement uniquement (hors chèques cadeaux ou espèces).

Les sanctions en cas de manquement à la mise en place du système de caisse sécurisé sont les suivantes :

  • À défaut de présentation du certificat ou de l’attestation à l’occasion d’un contrôle fiscal, les entreprises encourront une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné à la charge du détenteur du logiciel frauduleux, que celui-ci soit propriétaire ou locataire ;
  • Lorsqu’il est fait application de l’amende mentionnée ci-dessus, l’entreprise dispose d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité avec l’obligation de prestation de l’attestation ou du certificat ; passé ce délai, les entreprises qui n’auront pas régularisé leur situation seront à nouveau passibles de l’amende de 7 500 € (article 1770 duodecies du CGI).

Dernier point, l’administration aura la possibilité d’intervenir inopinément dans les locaux des entreprises afin de vérifier la détention du certificat ou de l’attestation pour chaque logiciel ou système de caisse utilisé (article L80 O du LPF).

Si vous devez présenter un certificat pour votre logiciel de caisse, nous vous conseillons de prendre contact avec votre fournisseur ou un prestataire spécialisé qui pourra vous fournir la certification de votre logiciel pour vous mettre en conformité et vérifier qui satisfait aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données dans le cas d’un contrôle de l’administration fiscale.

Un arbre décisionnel vous est proposé ci-dessous. Il est inspiré de celui du site impôt.gouv.fr.

Pour aller plus loin