Conformité & Contrôle interne

Au cœur de ces fonctions clés, l’organe d’administration de gestion et de contrôle (AMSB – administrative, management or supervisory body) joue un rôle de premier plan, en étant le garant d’un système de gestion sain et prudent. Exponens s’engage à vous accompagner

dans :

• Mise en place de politiques écrites (politiques de conformité, de gestion des risques, de cartographie des risques, de prévention des conflits d’intérêt, …)
• Veille juridique et formalisation d’analyses d’impact (Solvabilité II, DDA, …)
• Prise en charge de missions de conformité autour de thématiques précises : prestataires de services en nuage, dispositif LCB-FT, Loi de finance de la sécurité sociale, certificats onegate…
• Rapport d’activité de la fonction clé vérification de la conformité
• Formalisation des fiches d’évaluation des risques de non-conformité
• Elaboration des comptes rendus d’activité pour les administrateurs
• Mise en conformité des conditions générales ou règlements mutualistes, des documents précontractuels et contractuels, des documents IPID (document d’information sur le produit d’assurance)
• Avis de conformité concernant les nouveaux produits proposés

Après l’étape indispensable d’autocontrôle, le contrôle interne se découpe en trois niveaux et pour chaque niveau, nos équipes peuvent vous aider à mettre en place un dispositif adapté aux exigences réglementaires, à l’efficacité opérationnelle et au niveau de chaque risque :

• Le contrôle de premier niveau est réalisé par les opérationnels. Exponens peut vous aider à définir les contrôles à mener en termes de nature et de fréquence, à bâtir le tableau de bord de suivi des contrôles, à alimenter une base des incidents.
• Exponens peut vous accompagner dans la réalisation des contrôles de second niveau ou intervenir en délégation.

Notre approche s’attache à vérifier la bonne adéquation des règles et procédures avec la règlementation, et la bonne application de celles-ci par l’organisme d’assurance. Nous nous assurons de ou réalisons les missions suivantes :

• La transmission dans le cadre de la demande d’agrément et la révision des principales politiques écrites
• La détermination des seuils d’alerte au sein de la politique de gestion des risques.
• La déclaration auprès de l’ACPR de l’ensemble des externalisations de fonctions critiques ou importantes
• L’élaboration de la cartographie des risques
• Le recensement centralisé des anomalies ou incidents
• L’existence d’un plan de conformité validé par le conseil d’administration
• La mise en place du dispositif LCB-FT à ce titre

Exemples de formations proposées :

LCB-FT, Solvabilité II, Directive Distribution d’Assurance, Taxonomie, FICOVIE, 100% santé, résiliation infra annuelle, RGPD, gouvernance des TIC, responsabilité des administrateurs,…

• Diagnostics des dispositifs de fraudes (internes et externes)
• Suivi des opérations et mouvements de fonds
• Connaissances Clients (KYC) et Fournisseurs (KYS)
• Lutte contre le blanchiment et financement du terrorisme (LCB-FT)
• Transactions suspectes

Nous vous accompagnons dans la mise en œuvre opérationnelle des réglementations (ex : DORA, RGPD, AMLD, CSRD, Bâle / CRD, Sapin 2, Eckert, MIFID2) et leurs  impacts en termes de :

• Gouvernance
• Organisation
• Reporting
• Procédure

Nous vous accompagnons durant l’élaboration du dossier et pour toute la période d’instruction, et ce, jusqu’à l’obtention de l’agrément, ou de l’extension d’agrément ou de l’exemption d’agrément par l’autorité de tutelle (ACPR).

Nous pouvons également vous assister dans le cadre des contrôles ordonnés par les Autorités de tutelle et les Associations professionnelles.

Notre équipe vous aide à définir, organiser et tester votre dispositif PUPA/PCA. Nos experts en sécurité des systèmes d’informations peuvent également intervenir et réaliser un audit ainsi que définir des plans d’actions au besoin.

Nous pouvons analyser votre dispositif de sécurité financière, la classification des risques, des outils de transaction monitoring, des PPE, du gel des avoirs et des déclarations TRACFIN. Nous pouvons vous aider à identifier les risques LCB-FT liés à votre activité ou à celle de vos clients, à mettre en place des dispositifs pertinents au regard du comportement de vos clients et à optimiser votre dispositif d’alerte.

Nous pouvons effectuer pour vous une revue des contrats inactifs, des bénéficiaires, ou de la communication aux clients. Nous pouvons également vous accompagner dans l’optimisation du mécanisme de détection des consommateurs en situation de fragilité financière, ou dans la détection et le traitement des avoirs en déshérence.

Nous pouvons vous accompagner dans la gestion de votre activité RGPD, par sa conciliation avec la règlementation et les autres activités de conformité, et par la mise en place d’outils. Nous vous proposons également d’assurer la fonction de DPO dans le cadre d’une externalisation de l’activité.

Nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place et l’optimisation du processus de traitement des réclamations, et de son suivi.

Nous pouvons mettre en place un plan de contrôle permanent de niveau 1 et 2, et proposer des recommandations au regard des obligations réglementaires et des bonnes pratiques de place.
Nos équipes vous accompagnent également dans la production des reporting internes et règlementaires (RACI, QPC, …).  

Nous pouvons également vous accompagner dans la mise en place d’un plan de contrôle périodique (audit), ou plus largement dans l’organisation de la fonction de contrôle périodique.

Nous vous proposons également d’assurer la fonction de contrôle permanent et/ou périodique dans le cadre d’une externalisation de l’activité ou d’un renfort opérationnel.  

Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ? Ou tout simplement disposer d’un regard externe face aux obligations réglementaires ou aux bonnes pratiques ?

Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.

La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.

• Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
• Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
• Abus de marché
• Finance durable
• Cybersécurité

Nouvelle organisation interne, accélération de la croissance externe ou fusion entre deux entités, vous souhaitez rationaliser votre dispositif de contrôle interne ?
Nous vous proposons un diagnostic du dispositif existant à la recherche d’une couverture adaptée et efficace de vos risques.

La mise en place d’un nouvel outil de contrôle interne peut également être l’occasion de revoir le socle documentaire du contrôle interne : cartographie des risques, plan de contrôle, fiche de contrôle.

Exponens peut intervenir dans des domaines variés, parmi lesquels :

• la lutte contre la corruption (Sapin 2)
• la lutte contre la fraude
• la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (LCB/FT)
• la protection des données personnelles
• le droit de la concurrence
• la RSE (responsabilité sociale des entreprises)
• la sécurité, l’hygiène et les conditions de travail

• Recueil et rédaction des besoins
• Identification des outils de marché existants
• Aide à la sélection d’une short list
• Rédaction et lancement de l’appel d’offres
• Organisation des soutenances et aide au dépouillement

• Sensibilisation à la conformité et au contrôle interne
• Lutte Contre le Blanchiment et le Financement du Terrorisme
• RSE (loi climat, taxonomie…)
• Cybersécurité
• Sapin 2